Przedsiębiorstwo ma obowiązek zwrócić wydatki używania samochodów przez pracowników w celach służbowych. Kwotę rozliczenia za podróż służbową oblicza się przez mnożenie ilości zrobionych kilometrów razy stawkę za jeden kilometr lub mnożąc wyznaczoną na miesiąc ryczałtową ilość kilometrów razy stawkę za jeden kilometr. Stawki za kilometr powinny być określone w umowie podpisywanej między chlebodawcą a pracownikiem. Właściciel działalności ma mozliwość skorzystać ze zwolnienia składkowego lub podatkowego, pod warunkiem, że stawki zwrotu za jeden kilometr nie przekraczają stawek ogólnie przyjętych w przepisach. Zgodnie z przepisami kwota zwrotu powinna konkretnie dotyczyć faktycznie przejechanych kilometrów. Wówczas kwota ta nie podlega opodatkowaniu. Nie ma możliwości ryczałtowego obliczania przejechanych kilometrów w celach służbowych. Jest jednak możliwość ciągłego wysyłania pracowników w podróż służbową. Wtedy zwrot wydatków używania swoich samochodów do celów służbowych nie będzie podlegać opodatkowaniu i oskładkowaniu. Dotyczy to firm zajmujących się transportem, jeśli zatrudnieni posiadają jako miejsce świadczenia pracy zawartą w umowie o pracę jedną miejscowość, a nie rozległy obszar, a dane zlecenie będzie dotyczyło transportu do innego miasta.