Płatnik składek ma powinność obliczać, odpisywać, rozliczać a także opłacać składki za każdy m-c kalendarzowy. Regulacje te dokonywane są na dokumentach rozliczeniowych – zestawienie akt dotyczący danego miesiąca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz załączonych do niej sprawozdań miesięcznych ( ZUS RSA, ZUS RCA, ZUS RZA ).
Deklaracja ZUS DRA – dokument ogólny tyczące się wszelkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Regulowane są w niej składki na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP, zdrowotne a także wypłacone w tym samym miesiącu zasiłki i zasiłki rodzinne oraz pielęgnacyjne.
Płatnik regulujący składki wyłącznie na swoje ubezpieczenie, oddaje do Zakładu Usług Społecznych jedynie oświadczenie rozliczeniowe ZUS DRA bez sprawozdań miesięcznych. Jeśli płatnik ten w ostatnio złożonym oświadczeniu zadeklarował jako zasadę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego wynagrodzenia albo 60% średniego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę minimalnej podstawy wymiaru składek, jest zwolniony z konieczności składania deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc również wtedy, gdy zmiana w stosunku do m-ca wcześniejszego jest spowodowana jedynie zmianą minimalnego wynagrodzenia albo średniego wynagrodzenia.
Termin składania:
płatnik składek obowiązany jest przesłać deklarację rozliczeniową, imienne sprawozdania miesięczne oraz opłacić składki za bieżący miesiąc, nie później niż:
o do 5 dnia kolejnego m-ca – dla firm ze sfery budżetowej, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocowych,
o do 10 dnia kolejnego m-ca – dla osób fizycznych, płacących składkę jedynie za siebie,
o do piętnastego dnia kolejnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
deklarację rozliczeniową i imienne sporządzenia miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej.
Charakterystyka deklaracji ZUS DRA:
1. Informacje organizacyjne
•liczba w miejscu 01 określa czas przedkładania deklaracji
•numer deklaracji jest prawie zawsze taki sam – 01 – natomiast kolejne informacje charakteryzują m-c oraz rok, za który określona deklaracja była sporządzona
2. Informacje charakteryzujące płatnika składek
•informacje określające przedstawione w oświadczeniu muszą być identyczne z tymi podanymi w druku ZUS ZFA
3. Inne informacje
•w miejscu 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 pokazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie zatrudnionych z PFRON lub budżetu państwa
•w miejscu 03 przedstawiona jest obowiązująca danego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie obowiązkowych rat na ubezpieczenia społeczne i źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, podlegających wliczeniu w wielkość rat na ubezpieczenia społeczne
6. Obliczenie części IV i V
• ostateczna kwota składek na ubezpieczenia społeczne, która została po rozliczeniu wydanych świadczeń podlegających naliczeniu w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie należnych rat na ubezpieczenie zdrowotne
• rata na ubezpieczenie zdrowotne nie podlega żadnym upustom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wielkości składek ZUS
8. Zestawienie należnych rat na FP oraz FGŚP
9. Zestawienie należnych rat na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (dotyczy osób, które płacą składki wyłącznie za siebie)
11. Oświadczenie płatnika rat
• w miejscu 01 powinna znaleźć się informacja zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń rozliczeniowych oraz korekty tych dokumentów płatnik ma obowiązek przetrzymywać przez czas dziesięciu lat od daty ich oddania do ZUS. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.