Wzorem dokumentu możemy nazwać jakikolwiek wzorzec, na zasadzie którego został utworzony inny akt prawny. Użycie niniejszego schematu w znaczny sposób pozwala skrócić okres generowania dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, mamy możliwość też zmniejszyć sytuacje wystąpienia przekłamań w dokumencie, który stworzyliśmy.
Szczególnym typem dokumentu, jest dokument rachunkowy, który tworzy się w wyniku utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, które tworzą się między określonymi subiektami lub stronami. Niniejszy akt prawny często zwany jest dowodem, bo na jego zasadzie mamy możliwość dochodzić swoich roszczeń zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do tego celu przeznaczonym organem kontroli bądź organem wykonawczym.
I tak oto mamy możliwość podzielić je na:
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w oryginale kontrahentowi,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, są to np. dokumenty obrotu kasowego, obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują wcześniej stworzone zapisy według nowych wymagań systematyzujących,,
• Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury
• Korygujące.
Dowody rachunkowe odgrywają bardzo ważną rolę także jako podstawa zeznania finansowego i źródło analizy ekonomicznej. Powinny być zgodne z tokiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny mieć w żadnym razie przekłamań, poprawek czy prób usunięcia informacji. Dokument z niniejszymi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować.
Dowód rachunkowy musi posiadać między innymi:
• Datę zdarzenia oraz datę stworzenia dowodu księgowego,
• Sygnatury osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Sprecyzowany rodzaj dowodu,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki
• Zapis stwierdzający weryfikację oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód musi być sporządzony w sposób przejrzysty i zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontrolnych, ale także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie waluty, jakie się w nim pojawią, powinny być zapisane w walucie polskiej (policzone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie niniejszych dokumentów.