Przeprowadzenie rocznego zestawienia posiadanych aktywów i pasywów staje się jednym z obowiązków subiektów zarządzających firmą. Powinność ta wynika z ustawy o rachunkowości a dla subiektów prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, podstawowym aktem prawnym w niniejszym obszarze staje się rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku dotyczący prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Znaczna część aktywów inwentaryzowanych jest drogą spisu z natury, stąd też stwierdza, że jest on podstawową metodą inwentaryzacji. Ideą spisu z natury, który jest jedną z form inspekcji wewnętrznej, jest określenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) oraz początku ich przynależności (pasywów), aby na niniejszej podstawie przyrównać informacje rzeczywiście uzyskane w wyniku inwentaryzacji z informacjami wypływającymi z ksiąg.
Obowiązek stworzenia spisu z natury (gotowych wyrobów, towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych oraz pomocniczych, braków i odpadków, półwyrobów) powstaje między innymi na zakończenie każdego roku podatkowego, gdyż jego nadrzędnym celem staje się ustalenie realnego przychodu otrzymanego przez płatnika podatków.
Dodatkowo jest kilka okoliczności, które prowokują powstanie przymusu przeprowadzenia spisu z natury:
- Otwarcie działalności gospodarczej,
- Zamknięcie działalności gospodarczej – w takim wypadku spisem z natury należy objąć również wyposażenie,,
- Zmiana wspólnika albo proporcji udziałów
- Rozporządzenia organu podatkowego.
O zamyśle zrobienia spisu z natury w odmiennym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia a także na dzień rozpoczęcia działalności płatnicy podatkowi są obowiązani poinformować na piśmie odpowiedniego kierownika skarbówki w terminie co najmniej siedmiu dni poprzedzających datę stworzenia niniejszego spisu.
Spis z natury rozumiany jest przez kolejne spisywaniu elementów składowych konkretnych pól edycji poprzez robienie odpowiednich pomiarów takich jak rachowania, pomiar wagi, pomiar wysokości i szerokości albo obliczenia w przybliżeniu ilości. Musi być udokumentowany na piśmie i sporządzony w sposób staranny i trwały. Przyjęło się, iż powinien on zawierać poniższe informacje:
- wartość wypływającą z pomnożenia wielkości towaru przez jego koszt jednostkowy,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną podczas inwentaryzacji,
- datę sporządzenia zestawienia,
- specjalistyczne określenie towaru i pozostałych składników objętych zestawieniem,
- łączną wartość spisu z natury,
- sygnifikację osób tworzących remanent i biorących udział w inwentaryzacji,,
- zapis 'Spis zakończono na pozycji…',
- jednostkę miary,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- paginowane arkusze spisu z natury
- podpis właściciela firmy (wspólników).
Spis z natury, jako jedna z form audytu wewnętrznego działalności gospodarczej, ma na celu określenie rzeczywistego stanu majątku firmy. Sumienne, szczegółowe i całościowe zrobienie spisu umożliwia stwierdzenie faktycznego wyniku finansowego, a w następstwie tego, zrobienie poprawnych obliczeń podatkowych.