Faktura VAT jest dokumentem handlowym, potwierdzającym transakcję gospodarczą, pomiędzy sprzedawcą i klientem. Zobowiązanie używania faktur określa Ustawa z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, nazywana potocznie 'Ustawą o VAT'.
Pamiętać trzeba, iż faktury VAT powinno się wystawić nie później niż z datą pojawienia się obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednak niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Standardy te nie dotyczą wystawiania faktur VAT w ramach dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wskazanych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, pod warunkiem, że faktura VAT zawiera dane, którego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najczęściej wystawianych faktur zaliczamy: Faktura VAT marża jest dokumentem, który stosują ci, którzy uprawnieni są do rozliczania podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę tę stosują między innymi płatnicy świadczący usługi w ramach turystyki oraz ci, którzy dokonują dostawy wyrobów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką musi uiścić klient usługi lub towaru, a ceną, jaką zapłacił płatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem znacznie bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- cena jednostkowa netto
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- stawkę podatku,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- kwotę podatku, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto
Płatnicy nie mają także obowiązku wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują wyłącznie:
- nazwę towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- adresy
W wypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po przekazaniu] produktu lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości towarów lub usług w tym wypadku, pomniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, z kolei wartość podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed wydaniem produktów lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma zawiera te same szczegóły, co faktura VAT, wyróżnia ją jedynie wyróżnik 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z zobowiązania wystawienia faktury według wymogów ogólnych, ponieważ sam w sobie nie przedstawia dowodu dokonania transakcji. Nie jest zatem w myśl ustawy dowodem księgowym, a co za tym idzie płatnik nie ma sposobności ujęcia jej w ewidencji zakupów, rejestrze VAT jak również w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W obrocie handlowym faktura pro forma spełnia rolę swoistego typu oferty zawarcia umowy sprzedaży (towaru i usług). Pełni ona rolę informacyjną, za sprawą tego, iż z jej pomocą sprzedawcy przybliżają kontrahentom kryteria umowy sprzedaży. Będą to zatem strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, należność i termin płatności. Poza tym faktura pro forma może zostać uznana jako świadectwo odebrania zlecenia, natomiast dla nabywającego może być informacją o konieczności wpłacenia przedpłaty przed odbiorem towaru lub świadczeniem usług.