Właściciel działalności gospodarczej jest zobowiązany tworzyć w określonych terminach listę płac, która mieści podstawowe elementy pensji. Lista płac ma prawo mieścić elementy pensji jednego zatrudnionego albo kilku pracowników. Gdy lista płac zawiera informacje dotyczące kilku pracowników, wtedy na każdej stronie powinno się umieścić podsumowanie konkretnych kolumn. Wówczas otrzymuje się sumę do przeniesienia na kolejną stronę listy płac. Najlepiej jest przypomnieć sobie przez sporządzaniem listy płac, że wynagrodzenie podstawowe zawiera kilka elementów: dodatków do wypłaty, premii uznaniowej albo premii regulaminowej. Gdy zatrudniony nie dostaje dodatków, to wynagrodzenie podstawowe jest jedynym, indywidualnym elementem pensji. Wtedy kwota powinna być opisana w umowie podpisanej pomiędzy przełożonym a pracownikiem oraz nie powinna być ona mniejsza niż minimalne honorarium. Ponadto, trzeba wspomnieć, że istnieją dwa modele listy płac. Jedna zawiera kolumnę dotyczącą zasiłków z ubezpieczenia społecznego, a druga wersja jej nie zawiera. Pracodawca powinien dokonać wyboru wariantu listy płac zależnie od liczby osób zatrudnionych w firmie. Liczbę osób zatrudnionych wyznacza się na dzień 30 listopada wcześniejszego roku kalendarzowego. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia powyżej 20 osób na cały etat, to ustala prawo do zasiłków oraz ich wartość. To znaczy, że musi wybrać listę płac z kolumną przeznaczoną do wypłat zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Natomiast jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 osób na pełen etat, nie musi sporządzać listy płac z kolumną przeznaczoną na zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze.