Lista płac to jeden z najważniejszych składników dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą bowiem wszelkie konieczne wytyczne służące do ustalenia wynagrodzenia za pracę, wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego. Jak zatem powinna ona wyglądać?
Pracodawca co miesiąc musi obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać pracownikowi i urzędowi deklaracje niezbędne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Ma obowiązek także co miesiąc obliczać składki na ubezpieczenia rentowe, emerytalne, chorobowe i zdrowotne, pobrać je z wynagrodzenia, przelać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak na przykład deklaracja DRA, która służy do rozliczeń z ZUS. Te dane zawarte są właśnie w liście płac pracownika.
Obowiązek tworzenia dokumentacji pracowniczej nakłada Kodeks Pracy i Ustawa o rachunkowości. Do pobierania należnych składek i uiszczania zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, obligują pracodawcę dodatkowe ustawy. Lista płac nakazana jest przez:
- rozporządzenie Ministra Finansów z 18.12.1998 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
- rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zm.),
Dobrze sporządzona lista płac musi zawierać takie dokumenty jak:
- listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
- dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy prowizyjnej, zadaniowej, akordowej,
- imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),
- zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
- zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
Na podstawie tych danych obliczane jest wynagrodzenie brutto, obliczane są składki i odciągany jest podatek dochodowy. Z końcowych wyliczeń powstaje wynagrodzenie netto, czyli rzeczywiste, jakie wypłacane jest pracownikowi.