W wielu przedsiębiorstwach wykorzystuje się różnego rodzaju pojazdów, do celów powiązanych z działalnością firmy. Nie do wszystkich takich samochodów prowadzi się rozliczenie przejazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę.
Nakaz tworzenia wśród pracowników kilometrówki posiada pracodawca, który w swej działalności używa aut wynajmowanych lub którego pracownicy wykorzystują do pracy swoje prywatne pojazdy. Samochody, osobowe lub inne, używane w wyżej wymieniony sposób, nie mogą przewyższać masy 3,5 tony (z wyjątkami).
W powyższy sposób nie należy rozliczać samochodów, stanowiących własność firmy, które rozliczane są jako środki trwałe, ani też samochodów kupionych w drodze leasingu.
Na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały stawki za kilometr przejechanej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Ustalone zostały również miesięczne limity możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W sytuacji firm, których siedziba znajduje się w gminach, liczących do 100 tys. zamieszkałych, jest to 300 km miesięcznie. Przedsiębiorstwa z obszaru gmin powyżej 100 tys. zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 km. Natomiast w najlepszej pozycji są przedsiębiorstwa, które położone są na obszarze gmin powyżej 500 tys. zamieszkałych – mogą ich wyjeździć aż 700 km. Są to wielkości narzucone odgórnie przez prawo, dlatego zastosowanie mają głównie w sferze budżetowej, mimo to zatrudniający z sektora prywatnego, muszą również uważać, aby nie przekroczyć powyższych limitów. Mają możliwość natomiast przyjąć mniejsze wielkości.
Kilometrówki uwolnione są od rat na ubezpieczenie społeczne, ale wyłącznie do wielkości powyższych zakresów. Jeśli będą one przekroczone, od kwoty przewyższającej, policzyć należy wyżej wymienioną składkę.
Pamiętać trzeba także o poprawności tworzonej ewidencji pojazdów, w której znaleźć się powinny:
• Opis trasy,
• Wielkość silnika,
• Liczba rzeczywiście przebytych kilometrów,
• Data oraz cel podróży,
• Podpis pracodawcy oraz jego dane,
• Numer rejestracyjny auta,
• Nazwisko oraz imię osoby używającej pojazd,
• Kwota za kilometr trasy,
• Następny numer wpisu