W przypadku przedsiębiorstw, które do celów swojego działania wykorzystują auta wynajmowane lub prywatne, winno być prowadzone rozliczenie, zwyczajowo nazywane kilometrówką. Ma to swoje zastosowanie w sytuacji tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka ewidencjonowana musi być zarówno wtedy, gdy samochody użytkowane są często, jak i wtedy, gdy tylko czasami. Ewidencja winna obejmować:
• Kolejny numer wpisu,
• Numer rejestracyjny auta,
• Liczbę rzeczywiście przebytych kilometrów,
• Datę i cel wyjazdu,
• Charakterystykę trasy,
• Wielkość silnika,
• Imię i nazwisko osoby użytkującej pojazd,
• Kwotę za kilometr trasy,
• Sygnaturę zatrudniającego i jego dane
Konieczność tworzenia kilometrówki spoczywa na przedsiębiorstwach korzystających z wyżej wymienionych aut osobowych lub innych, o udźwigu nieprzekraczającym 3,5 tony (z odstępstwami).
Wysokość stawek obliczeniowych dla firm z sektora publicznego, regulowana jest przez rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych przedsiębiorstwach rozliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawodawstwo (np. regulamin wynagrodzeń).
Dla uproszczenia a także sprecyzowania, prawodawca stworzył niejakie limity kilometrów, które przedstawiają się następująco:
• 300 kilometrów – obszary gminne do 100 tys. zamieszkałych
• 500 kilometrów – obszary gminne powyżej 100 tys. zamieszkałych
• 700 kilometrów – obszary gminne powyżej 500 tys. zamieszkałych
Są tylko dwa odstępstwa w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna ma przypisaną wartość 1500 km miesięcznie
• Służby ratownicze oraz pozostałe podobne, mają do wyjeżdżenia 3000 km miesięcznie
Pracodawca, który nie jest w sferze budżetowej, może określić zmniejszony przydział kilometrów, jednak nie powinien go przekroczyć. Koszty powiązane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają konieczności opłacania rat na ubezpieczenie społeczne. Opłaty te naliczane są dopiero po przewyższeniu określonego prawem limitu kilometrów, ale tylko od sumy przewyższającej ten przydział.