Prawodawca szczegółowo wyznaczył sytuacje, w których przedsiębiorcy mają prawo sporządzać dowód wewnętrzny. Kiedy zatem
więc można tego dokonać?
Podatnicy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie mają obowiązku mieć dowodu zakupu, otrzymanego od sprzedawcy. Nie każdy wydatek może także być w księdze ujęty muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie posiadanego dokumentu zewnętrznego. [W takich przypadkach, sporządza się|Wystarczy wypisać dowody wewnętrzne. Jednakże zgodnie z §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:
- wydatków związanych z opłatami za wodę, czynsz, telefon, energię elektryczną, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- opłat notarialnych i sądowych
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z prywatnej uprawy lub hodowli, prowadzonej przez podatnika
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, które nie są przetworzone sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeśli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych albo przetwórstwie mleka , na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt
- zakupu od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- wydatków mających związek z z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu, kupon, bilet z parkometru
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w PKWiU, surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), jagód
- kosztów diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: cel podróży, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, nazwę miejscowości docelowej, stawkę i wartość przysługujących diet, imię i nazwisko