Kasą fiskalną nazywamy urządzenie elektroniczne, rejestrujące obrót ze sprzedaży detalicznej wraz z należnym jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania niniejszej kasy ma każdy sprzedawca, który jest podatnikiem oraz sprzedaje swe towary na rzecz:
• osób fizycznych , które nie są podatnikami,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno prywatnie, jak i dla gospodarstwa,,
• osób fizycznych, będących płatnikami VAT, dokonujących prywatnych zakupów
Sprzedawca taki winien rejestrować swój obrót przy pomocy kasy fiskalnej, jeśli przekroczy on wartość krańcową, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie muszą to robić sprzedawcy, którzy w swoim zasobie posiadają alkohol lub wyroby tytoniowe.
Cały asortyment, będący na magazynie sklepu, zaprogramowany jest na kasie fiskalnej. Kasa koduje ich nazwę, cenę i wysokość VAT, przy pomocy specjalnego kodu (często kreskowego). Po jego sczytaniu, produkt wyszukiwany jest w pamięci i zapisywany na taśmie. Natychmiastowo również zmienia się stan zasobu sklepu – zmniejsza się ilość produktów o towar zeskanowany. Kasa rejestrująca koduje pierwowzór i kopię paragonu – jedną dla klienta, drugą do archiwum. Role archiwum kasy winny być przetrzymywane przez okres pięciu lat w suchym, chłodnym miejscu. Jest to konieczne w przypadku niezbyt trwałego druku, który łatwo zanika podczas przechowywania.
Raz dziennie przedsiębiorca zmuszony jest do robienia na zakończenie dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia i utargu z niniejszego dnia. Podsumowania codzienne są kodowane w pamięci kasy rejestrującej, którą w niezmienionym stanie (bez naruszeń, modyfikacji itp.) należy przechowywać przez pięć lat oraz okazywać na każdą prośbę odpowiedniego organu kontrolującego.
Wszelkich przeglądów i reperacji, może dokonywać wyłącznie licencjonowany importer kas fiskalnych, który posiada wszystkie uprawnienia. Takie wydarzenia spisywane są w specjalnej księdze, którą również przedstawia się adekwatnemu organowi w trakcie inspekcji.
Po zakupie, kasa pracuje w trybie szkoleniowym, dlatego można bez najmniejszego problemu sprawdzić wszystkie jej opcje, wpisać asortyment, przeszkolić siebie oraz zatrudnionych. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć NIPu działalności gospodarczej, wszystkie wprowadzane informacje, kodowane są w pamięci kasy fiskalnej.