W każdej firmie jedną z najważniejszych ról odgrywa kartoteka wynagrodzeń. W skład jej wchodzą listy płac, karty przychodów , a także dane dotyczące comiesięcznego wynagrodzenia dla pracowników. Jak prawidłowo ją prowadzić?
Kartoteka wynagrodzeń powinna zawierać takie informacje jak:
- dane o zatrudnieniu ( data zawarcia umowy)
- dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
- dane adresowe pracownika ( ulica, telefon, numer domu, gmina, kod pocztowy, poczta, miejscowość, numer mieszkania, województwo, kraj, powiat)
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, nazwisko rodowe, imię ojca, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, drugie imię,, NIP, PESEL, imię matki)
W skład
kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” i
„lista płac”. Te 2 dokumenty służą do obliczania należnych ZUS składek, poprawnego naliczania
wypłaty dla pracowników i w celu należytego naliczania zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.
Karta przychodów
Właściciele firm, zatrudniający pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, muszą prowadzić karty przychodów. Dobrze sporządzona zawiera:
- datę przekazania zaliczki podatkowej
- kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
- kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
- kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
- dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
- dochód osiągnięty w danym miesiącu
- imię i nazwisko pracownika
- koszty uzyskania przychodów
- potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru), rentowe (1,5 proc.), chorobowe (2,45 proc.)
- kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
Lista płac
To rodzaj dokumentu księgowego, stosowany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi należnymi składkami płaconymi zarówno za pracownika, jak i pracodawcę. Lista płac tworzona jest z reguły co miesiąc, ponieważ tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona również punktem wyjścia dla prawidłowego tworzenia deklaracji podatkowej oraz dokumentów ubezpieczeniowych, służy również poprawnemu zaksięgowaniu płac.
Lista płac musi zawierać stałe elementy, takie jak:
- miesiąc, którego dotyczy
- informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
- oznaczenie lub nazwę listy płac
- informację o przyznanych prowizjach
- informację o przyznanych nagrodach
- informację o wysokości wymiaru podstawy
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
- nazwę pracodawcy
- informację o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
- datę sporządzenia
- informację o wynagrodzeniu brutto i netto
- informację o przyznanych premiach
- numery stron
- informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
- informację o nadgodzinach w danym miesiącu