Fakturą zaliczkową jest specyficzny rodzaj faktury, który wystawia się w przypadku dokonania zaliczki, przedpłaty, zadatku albo raty, po wpłaceniu należności za powyższe. Faktury takiej nie można sporządzać później niż do siódmego dnia od dokonania częściowej zapłaty. Za każdą kolejną częścią zapłaty, do 7 dni po, musi iść również faktura stwierdzająca umowę kupna-sprzedaży, nawet jeżeli towar nie był wydany (albo usługa wykonana).
Niniejszy typ rachunków powinien składać się z:
• Symbolu rodzaju rachunku (na przykład faktura VAT-MP),
• NIP-y obu stron,
• Wysokość sumy części albo całości należności brutto,
• Danych o kupującym oraz zbywającym (nazwy firm, adresy siedziby firm, imiona, nazwiska),
• Czas wystawienia oraz numer rachunku,
• Jeśli sporządzone zostały wcześniejsze faktury zaliczkowe, należy wyszczególnić ich daty oraz numery oraz zsumowaną kwotę wszystkich dotychczasowych wpłat częściowych, wyrażonych brutto,
• Wielkości naliczanego podatku oraz jej kwoty (wyrażonej w złotówkach),
• Dane odwołujące się do zakupionego towaru albo usługi (nazwa, kwota, wartość, podatek, ilość),
• Czas otrzymania części albo całości przysługującej kwoty, jeżeli nie pokrywa się ona z czasem wystawienia rachunku.
Jeżeli wydarzy się taka sytuacja, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całościowej sumy brutto, wtem sprzedawca wystawia fakturę w oparciu o zasady ogólne, po oddaniu asortymentu lub wyświadczeniu usługi. Sumę asortymentu lub świadczenia zmniejsza się jednak o wcześniejsze wpłaty fragmentarycznych należności, tak jak i wielkość naliczonego podatku powinna być zmniejszona o wcześniej naliczony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Rachunek taki powinien uwzględniać też numery poprzednich faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe uwzględniały całą cenę brutto, zbywający nie wystawia faktury po wydaniu asortymentu lub wyświadczeniu usługi.