Fakturą tytułujemy każdy akt handlowy, który spełnia pewne wymogi, dokumentujący transakcję pomiędzy poszczególnymi stronami. Wymogami niniejszymi są:
• Dane identyfikujące dokument – unikalność faktury poparta jest między innymi 3 jej składowymi: danymi o wystawiającym fakturę, dniu jej wystawienia oraz numerze, jaki jej przysługuje. Każda faktura, którą wystawia sprzedający ma unikalny, jedyny wyłącznie dla niej numer. Sygnowanie powinno odbywać się chronologicznie,
• Określenie przedmiotu umowy kupna-sprzedaży – na fakturze wyszczególniona jest nazwa przedmiotu umowy kupna-sprzedaży, jego ilość, cena i wartość,
• Informacje tyczące się czasu oraz formy płatności – powszechne stało się, że okres płatności określa się w dniach od zrobienia operacji (może to być na przykład 14 dni). W Polsce przyjęło się, że opłaty dokonuje się przelewem albo gotówką. W niektórych państwach uwzględnia się również czeki,,
• Dane do rozliczenia podatków – te dane potrzebne są do określenia faktury VAT, na której, według prawa polskiego, musi znajdować się informacja o wielkości podatku VAT za określony przedmiot umowy kupna-sprzedaży,
• Suma umowy kupna-sprzedaży – w polskim prawie podatkowym istnieje obowiązek zapisywania sumy umowy kupna-sprzedaży zarówno liczbowo, jak i słownie,
• Identyfikacja stron umowy kupna-sprzedaży – zazwyczaj na fakturze podawana jest konkretna nazwa subiektów, biorących udział w transakcji, razem z adresem ich siedziby lub oddziału
• Warunki dowozu.
Coraz częściej tradycyjny podpis na rachunkach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Rachunek VAT jest zatem specyficznym typem faktury, którą wystawiać mogą czynni płatnicy podatku VAT w drodze umowy kupna-sprzedaży, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Dokumenty za świadczenia bankowe czy ubezpieczeniowe,
• Bilety jednorazowe na przewóz osób: taborem kolejowym, transportem samochodowym, statkami pełnomorskimi, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy samolotem,
• Usługi radiokomunikacji przywoławczej,
• Dowód płatności za przejazd płatną autostradą,
• Dowody transakcji sporządzane przez nieVATowców.
Wszystkie faktury muszą być przechowywane przez pięć lat i pokazywane w przypadku inspekcji stosownego organu podatkowego.