Według art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i stosownie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Elementy majątku lokuje się w w/w wymienionym rejestrze najpóźniej w miesiącu oddania ich do wykorzystywania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.
Organ legislacyjny nie ustalił jedynego obligatoryjnego szablonu ewidencji środków trwałych. Jakkolwiek powinna ona obejmować informacje niezbędne do obliczenia wartości odpisów amortyzacyjnych dla celów podatkowych. Warto zauważyć, że w odniesieniu do środków trwałych o niewielkiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, podatnik może nie wprowadzać ich do ewidencji środków trwałych, przy czym w tym wypadku koszty poniesione na ich kupno tworzą wartość zdobycia przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Wartość początkowa środka trwałego
Sposób precyzowania wartości początkowej, według której środki trwałe określane są w ewidencji, jest odmienny w zależności od tego, w jaki sposóbnastąpiło nabycie (art.22g. updof; art.16g. updop).
I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- zakupu - koszt nabycia, a w razie częściowo odpłatnego uzyskania - cenę nabycia powiększoną o wartość przychodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną,
- nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- stworzenia we własnym zakresie - kwota wyprodukowania,
- uzyskania w postaci aportu wprowadzonego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - ustaloną przez wspólników na dzień wniesienia cenę pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej z dnia wniesienia,
- nabycia w związku z likwidacją osoby prawnej - ustaloną przez podatnika wartość pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej.
Jeżeli nie jest możliwe ustalanie ceny sprzedaży, należy zdefiniować w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany element aktywów mógłby zostać zastąpiony, a zobowiązanie rozliczone na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i doskonale poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.
Cena nabycia
Za cenę nabycia uważa się – zgodnie z art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z nabyciem naliczone do dnia przekazania środka do używania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, zmniejszoną o należny podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W wypadku importu cena nabycia składa się z cła i podatku akcyzowego od przywozu elementów majątku.
W wypadku, gdy nie można uściślić ceny nabycia przed dniem ustanowienia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny zrobionej przez płatnika, z włączeniem cen rynkowych środków trwałych z grudnia roku poprzedzającego rok stworzenia ewidencji.
Koszt wytworzenia
Natomiast za wartość wytworzenia (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia materialnych elementów majątku, usług obcych, wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się wliczyć do wartości wyprodukowanych środków trwałych. Nie zalicza się tu wartości własnej pracy podatnika, jego męża lub żony i nastoletniego potomstwa, kosztów ogólnych zarządu, ceny sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka do użytku.
Jeżeli podatnik nie może wytyczyć ceny wytworzenia. Wtedy, wartość początkową środków trwałych definiuje się w wysokości określonej z uwzględnieniem cen rynkowych przez biegłego, powołanego przez podatnika.
Prawodawca przewidział też pewne uproszczenie dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych w wypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W takim wypadku podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i wartości 988zł. W takim wypadku budynku/lokalu nie uwzględnia się w ewidencji środków trwałych. Pomimo tego, od tak wytyczonej wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych czasu amortyzacji!
Ulepszenie środka trwałego
Jeśli dokonaliśmy zmodernizowania środka trwałego, jego wartość początkową zwiększa się o sumę kosztów na ich ulepszenie w tym także na kupno elementów składowych lub peryferyjnych, których pojedyncza kwota nabycia przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za udoskonalone, gdy suma kosztów poniesionych na ich polepszenie, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w konkretnym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i wydatki te wpływają na wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, liczonej np. czasem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów i ceną ich wykorzystywania.
Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego
W przypadku trwałego odłączenia od danego środka trwałego składnika lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka zmniejsza się, od kolejnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) odłączonego składnika a przypadającą na nią, w okresie połączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych obliczoną przy użyciu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej stosowanej przy obliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.
Jeżeli odłączony składnik zostanie następnie przyłączony do innego środka trwałego, w miesiącu przyłączenia powiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.
Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa
Noty odsetkowe można wystawiać w sytuacji gdy klient spóźni się z płatnością za rachunek. Wtedy możemy naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.