E-faktury wciąż potrzebują elektronicznego podpisu. Za to, dzięki ulepszeniu przepisów, nie są już odrzucane przez urząd skarbowy.
Nowoczesne wysyłanie dokumentów sprzedażowych drogą elektroniczną ułatwia pracę właścicielom firm. Głównie dlatego,że są dużo bardziej funkcjonalne od tradycyjnych papierowych wydruków. Korzystając z tej metody przesyłania faktur, można sporo zaoszczędzić na papierze drukarskim, znaczkach pocztowych, kopertach, jak również na samym tuszu do drukarek. Lecz zgodnie z Rozporządzeniem MF oraz artykułem 106 ustęp 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, warunkiem koniecznym używania tej metody, jest m.in. zgoda odbiorcy dokumentu sprzedażowego na ten rodzaj przesyłania
Co więcej,dokumenty firmowe w postaci elektronicznej, należy archiwizować na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Przede wszystkim, muszą być one chronione przed wirusami i pozostałymi zagrożeniami mogącymi powodować trwałą utratą danych. Muszą też być zabezpieczone przed niezgodnymi z prawem zmianami i nieupoważnionym wglądem w dane osobowe. Ma to jednak swoją korzyść w postaci zaoszczędzonego miejsca w firmie. Zamiast sterty papierów, archiwizuje się jedynie nośnik danych.
Kosztowny e-podpis
Wadą elektronicznych dokumentów pozostaje konieczność zainstalowania w firmie kwalifikowanego e-podpisu i wykupienia co rok albo co dwa lata certyfikatu..
Za podpis trzeba zapłacić zatem od 300 do 600 zł. Jest to koszt zakupu oprogramowania, czytnika i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Natomiast, odnowienie certyfikatu to koszt 130 PLN rocznie.