E-księgowa

Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem pamiętać każdy przedsiębiorca?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty ZUS

Ze względu na rodzaj dokumentacji ZUS-owskiej, dzieli się ją na trzy odrębne grupy o zróżnicowanym obowiązku przechowywania i tak:

• Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych bądź do czasu potwierdzenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawnień emerytalnych.


• Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszystkie dokumenty uwierzytelniające kwotę należnych składek – powinno się je archiwizować przez okres dziesięciu lat od daty przekazania ich do ZUS (też te dostarczone drogą elektroniczną)


• Dokumenty zgłoszeniowe – czyli te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS (ZUS ZFA, ZUS ZPA) - powinno się archiwizować przez cały okres istnienia firmy, gdyż ZUS może je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym też tą dotyczącą danych osobowych, okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Dokumenty podatkowe

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz w myśl artykułu 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe trzeba przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT oraz wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.]