Systematycznie mamy do czynienia z terminem „dokument”, mimo to niezupełnie wiemy, co się czai za tym terminem. „Dokumentem” jest dla nas istotna umowa, nasz dowód osobisty czy wydrukowany e-mail, którego chce od nas zwierzchnik. Odszukanie określenia niniejszego słowa też nie jest łatwe – w rodzimym ustawodawstwie nie występuje jego ogólna terminologia. Prawodawstwo administracyjne podpowiada nam troszeczkę, rozróżniając dokumenty prywatne od dokumentów formalnych. Trudno w każdym razie powiedzieć faktycznie, co chowa się za tymi pojęciami. Tu z poradą przychodzi nam przeczucie, gdyż to akurat intuicyjnie możemy rozróżnić rodzaj i specyfikę danego „dokumentu”. W ten sposób dokumentami będą dla nas: umowy, akty prawne, istotne e-maile, paszporty, kluczowe teksty, mające charakter urzędowy, świadectwa skończenia szkoły, akty notarialne, nasze dowody tożsamości,świadectwa pracy i in..
Wiedząc w przybliżeniu czym jest wzór dokumentu, wolno zaryzykować twierdzenie, że wiele z nich damy radę utworzyć sami (np. umowy dzierżawy albo wynajmu mieszkania, służbowe listy elektroniczne). By papiery te nie odbiegały od uniwersalnie utartego zwyczaju, przeważnie używane są szablony dokumentów. Upraszczają one przede wszystkim sporządzanie niezliczonej ilości umów lub dokumentów cyklicznych. Szablonem jest ustalony schemat, coś z góry uznanego, co ułatwia w znacznym stopniu robotę z dużą liczbą jednakowych dokumentów. Pomyślmy, że księgowa, która ma do wystawienia dwieście umów, gdyby sporządzała je oddzielnie, nie ukończyłaby tego robić przez następny miesiąc. Ale może ona posłużyć się szablonem i uprościć swoja pracę. W tym przypadku wpisuje tylko najistotniejsze dane we wcześniej sporządzone pola edycji. Ze sprawdzeniem praca zajmie jej 3 dni robocze.
Dla usprawnienia pracy należy też użyć wzory umów, które są przyporządkowane do danego wydarzenia. Potocznie należy opisać je jako szablony tematyczne, dotyczące rzeczywistego przedmiotu. I tak dla przykładu jeśli chcemy sporządzić umowę najmu, mamy okazję skorzystać ze specjalnego szablonu – wzoru umowy najmu. Powyższe zachowanie skraca okres pracy, który potrzebny byłby do spisania całej umowy od początku.
Morał jest oczywisty – w czasie ekonomizacji czasu pracy, trzeba upraszczać sobie żywot, używając wszystkiego rodzaju ulepszeń, które daje nam nowoczesna technika.