Przyjęcie i wydanie magazynowe wymaga korzystania z odpowiedniej dokumentacji. Jak więc wyglądają poprawnie sporządzone dokumenty magazynowe?
Ruchy w magazynie ewidencjonowane są za pomocą dokumentów:
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcia magazynowego dokonuje się poprzez sporządzenie dokumentu Pz. Powinien on zawierać takie dane jak:
- na co ten towar będzie przeznaczony
- jednostkę miary
- podpis osoby , która zatwierdza dokumentację
- podpis osoby przyjmującej towar
- co to za towar
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- łączna wartość przyjętego towaru
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- cenę jednostkową
- podpis osoby , która dostarcza towar
- skąd pochodzi towar
- ile towaru dostarczono i ile towaru przyjęto
- unikalny numer dokumentu
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
Dodatkowo, dokument przyjęcia magazynowego należy sporządzić w 2 jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi przekazywany jest do księgowości. Przeważnie przedsiębiorcy korzystają z papierowych druczków Pz, można jednak skorzystać także ze fachowego oprogramowania magazynowego.
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru powinno być stosownie udokumentowane. W tym celu wypisuje się dokument Wz. Musi on zawierać takie informacje jak:
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- datę wystawienia dokumentu i datę wydania towaru
- jednostkę miary
- podpis osoby wydającej towar
- podpis osoby odbierającej towar
- bieżący numer dokumentu
- łączną wartość towaru
- ilość
- cenę jednostkową
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
Co ważne, dokument przyjęcia magazynowego musi być sporządzony w dwóch jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi służy do celów księgowych.
Inne wyżej wymienione dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Obrazują zmiany lokalizacji towarów oraz zmiany ilościowe towarów po ewentualnej ich przeróbce.