Każdy pracodawca jest zobligowany do zachowania akt osobowych pracownika. Wynika to z Kodeksu pracy oraz ustawy o emeryturach i rentach. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna.
Przepisy szczegółowo precyzują, w jaki sposób należy gromadzić i przechowywać akta pracownicze. Możemy wyróżnić trzy grupy dokumentów A, B i C.
A - Dokumenty powiązane z ubieganiem się o pracę
Wyróżniamy następujące dokumenty:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający wiadomości, takie jak: ukończone kursy i szkolenia, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, : dane osobowe i kontaktowe, dodatkowe uprawnienia i umiejętności |wypełniony kwestionariusz osobowy z danymi osobowymi, danymi kontaktowymi, opisanym doświadczeniem zawodowym, ukończonymi kursami i szkoleniami, informacjami o wykształceniu, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach
- dokumenty poświadczające zatrudnienie, okres trwania zatrudnienia, zajmowane stanowisko i stosunek do pracy u innego pracodawcy
- dokumenty certyfikujące kwalifikacje potrzebne do objęcia proponowanego stanowiska pracy
- świadectwa ukończenia szkół i uczelni
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
B - Podjęcie pracy i przebieg zatrudnienia
- adnotacja o zapoznaniu się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o przebytych kursach bhp;
- dokumenty wyszczególniające powierzone mienie pracownikowi (o ile takie powierzono);
- dokumenty dotyczące podnoszenia umiejętności zawodowych;
- oświadczenia o wypowiedzeniu osobie zatrudnionej warunków umowy o pracę albo zmiany tych warunków w innej procedurze;
- zaświadczenia z Medycyny Pracy otrzymane po poddaniu się okresowym i kontrolnym badaniom;
- ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
C - Ustanie zatrudnienia
W tym miejscu musimy gromadzić wszelkie papiery związane z rozwiązaniem stosunku pracy, czyli :
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- ksero świadectwa pracy, które zostało przekazane pracownikowi,
- uzasadnienie dokonania czynności w związku z zajęciem zapłaty za wykonywaną pracę mając na uwadze prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne świadectwa dotyczące ustania stosunku pracy.
- Dotyczy to np. potrzeby wydania świadectwa pracy jak również dokumentów dotyczących nie wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop,
- umowę o zakazie konkurencji w przypadku ustania umowy o pracę, jeżeli podpisanie takiej umowy miało miejsce,
- orzeczenia z Medycyny Pracy uzyskane po poddaniu się okresowym i kontrolnym badaniom po rozwiązaniu umowy o pracę.
Poprawne przechowywanie akt
Dokumentacja pracownicza winna być gromadzona w postaci orginałów w lokalu zarządu albo w placówce firmy. Należy je ułożyć chronologicznie i ponumerować tak, by w łatwy i szybki sposób można było je odszukać. Oprócz tego jesteśmy zmuszeni zabezpieczyć je przed by nie uległy uszkodzeniu lub całkowitemu zniszczeniu.
Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, akta pracownicze, w tym dotyczące okresów pracy i honoraria za wykonywaną pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS precyzuje podstawę wymiaru emerytury lub renty.
Firma po likwidacji ma opcję przetransportowania dokumentów pracownika do specjalnie stworzonego do tych celów archiwum
.