Jednym z najbardziej kluczowych powinności pracodawcy, wynikającym z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest prowadzenie dokumentów, związanej z zatrudnieniem i akt osobowych pracowników. Oznacza to, iż każdy jeden pracodawca, pomijając formę prawną utrzymywanej działalności gospodarczej i liczby zatrudnionych pracowników, otwiera i nadzoruje, odrębnie dla każdego pracownika, akta osobowe.
Dokładne reguły prowadzenia dokumentacji pracowniczej scharakteryzowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 V 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu koordynowanie akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Zatrudniający tworzy i prowadzi odmiennie dla każdego zatrudnionego dokumenty osobowe, złożone z trzech części:
• A – zawiera kartoteki stworzone w powiązaniu ze staraniem się o zatrudnienie
• B – skupia dokumenty dotyczące powstania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
• C – gromadzi dokumenty związane z zatrzymaniem pracy konkretnej osoby
Część A - dokumenty skupione w związku ze staraniem się o zatrudnienie, jest to tak zwany katalog danych osobowych.
Akta, których zatrudniający może wymagać od kandydata, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z daty 28 V 1996 r. w kwestii obszaru koordynowania dokumentacji w kwestiach związanych ze stosunkiem pracy i metody nadzorowania kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• uzupełniony formularz osobowy dla kandydata ubiegającego się o zatrudnienie,
• dokumenty zaświadczające o kwalifikacjach zawodowych, wymagane do świadczenia danej pracy,
• świadectwo lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do świadczenia pracy na danym miejscu pracy,
• akty zatrudnienia z byłych miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty poświadczające etapy zatrudnienia,
• inne dokumenty jeśli obowiązek ich przedstawienia wypływa z odrębnych przepisów.
Osoba starająca się o pracę ma możliwość jeszcze przedstawić ze swojej inicjatywy inne dokumenty, takie jak świadectwa oraz certyfikaty potwierdzające jej kompetencje oraz umiejętności biznesowe, zaświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.
Należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w dokumentach osobowych zatrudnionego wyłącznie duplikaty lub odpisy przedstawianych dokumentów. Oryginałów należy chcieć jedynie do wglądu lub w celu stworzenia kopii lub odpisu.
Część B – dokumenty dotyczące wywiązania stosunku pracy.
Po ustaniu procesu naboru, zatrudniający ma możliwość żądać, od osoby już przyjętej, podania, oprócz informacji, które pozyskał w trakcie ubiegania się o pracę, także dodatkowych danych. Fundamentem jest artykuł 221 § 2 Kodeksu Pracy. Fundamentalnym aktem, jaki przygotowuje zatrudniający, kiedy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika jest umowa o pracę. Jeżeli dodatkowo opisał zatrudnionemu obszar jego obowiązków, to należy go także przechowywać w tej części dokumentów osobowych. W tym miejscu powinny się też znaleźć:
• oświadczenie dotyczące podniesionych kwot uzyskania przychodów,
• oświadczenie medyczne związane z oględzinami okresowymi oraz kontrolnymi,
• potwierdzenie pracownika – rodzica o zamiarze lub braku wykorzystywania uprawnień rodzicielskich, uprawnieniach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat czterech, uprawnieniach pracownika , pod którego opieką znajduje się dziecko do lat 14,
• formalne poświadczenie zapoznania się pracownika z istotą regulaminu pracy, informacją pracowniczą, zawartością przepisów i zasad BHP, obszarem danych objętych poufnością służbową,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• informacja dotycząca równego traktowania,
• potwierdzenie pracownika z prośbą o transfer pieniędzy na konto bankowe,
• deklaracja o zakazie konkurencji, jeśli została wzięta pod uwagę,
• świadectwo odbycia wymaganego szkolenia BHP,
• PIT-2,
• dokumenty związane z powierzeniem dobra zatrudnionemu, podwyższaniem kwalifikacji pracowniczych, gratyfikacjami-sankcjami dyscyplinarnymi, zaniżonym wymiarem czasu pracy lub odrębnym rozkładem czasu pracy.
Mogą tu także znaleźć się dokumenty dotyczące udzielenia zatrudnionemu wypoczynku macierzyńskiego lub ojcowskiego lub nieodpłatnego.
Tak jak w poprzedniej części dokumentów osobowych – tak też tutaj – zgromadzone akta muszą być ułożone uszeregowane oraz ponumerowane.
Część C – dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia, tj.:
• kopia wystawionego świadectwa pracy,
• orzeczenie o wymówieniu albo unieważnieniu umowy o pracę za porozumieniem obu stron,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.